Dar acceso a alguien a tu página de empresa de Facebook es una tarea que parece sencilla pero tiene implicaciones de seguridad reales si se hace mal. Los propietarios de restaurantes suelen compartir contraseñas o dar acceso de administrador completo cuando ninguna de las dos cosas es la adecuada.
Aquí te explicamos la forma correcta de añadir a una agencia, colaborador o miembro del equipo a tu página de Facebook sin perder el control de tu cuenta.
Por qué importa el acceso por roles
Compartir tu contraseña personal de Facebook nunca es la respuesta correcta. Crea riesgos de seguridad, complica la autenticación en dos pasos y hace imposible rastrear quién hizo qué en tu página.
Facebook proporciona acceso por roles integrado específicamente para resolver este problema. Puedes conceder a alguien permiso para gestionar tu página exactamente al nivel que necesita, sin compartir ninguna credencial de inicio de sesión. Cuando la relación termina, eliminarlos es instantáneo y limpio.
Este enfoque te protege a ti y a tu negocio. Tómate los minutos extra para hacerlo correctamente.
Antes de empezar
Asegúrate de que tu página de Facebook existe y de que eres administrador de ella. Solo los administradores pueden añadir otras personas a una página. Si no estás seguro, comprueba tu rol actual en la configuración de la página.
También debes decidir qué método de acceso usar. Facebook ofrece dos enfoques: los roles clásicos de página y el sistema más nuevo de Meta Business Manager. Business Manager es más flexible y profesional, así que nos centraremos en él.
El enfoque de Business Manager
Meta Business Manager es una herramienta gratuita que gestiona páginas, cuentas publicitarias, cuentas de Instagram y permisos de usuario en un solo lugar. Es la forma estándar en que las empresas profesionales gestionan el acceso a las redes sociales.
Si no tienes Business Manager configurado, crea una cuenta en business.facebook.com. Tarda unos diez minutos y vale la pena incluso si solo gestionas una página.
Paso 1: Añade tu página a Business Manager
Inicia sesión en Business Manager y ve a la configuración del negocio. En el menú de la izquierda, haz clic en cuentas y luego en páginas.
Haz clic en el botón añadir y selecciona añadir una página. Introduce el nombre o la URL de tu página. Debes ser administrador de la página para añadirla a Business Manager. Confirma la acción.
Tu página ahora se gestiona a través de Business Manager, lo que te da acceso a controles de permisos más sólidos.
Paso 2: Añade al usuario a Business Manager
Todavía en la configuración del negocio, ve a usuarios y haz clic en personas. Haz clic en añadir.
Introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres dar acceso. Debe ser el correo que usa para su cuenta de Facebook o cuenta de trabajo, según su configuración.
Decide el rol general que tendrán dentro de tu Business Manager. El acceso de empleado suele ser correcto para la mayoría de las agencias y colaboradores. El acceso de administrador debería reservarse para personas de total confianza con control completo sobre los activos de tu negocio.
Paso 3: Asígnales a tu página
Después de añadir al usuario, se te pedirá que lo asignes a activos empresariales específicos. Selecciona tu página de Facebook de la lista.
Elige el rol específico que deben tener para esta página. Facebook ofrece varias opciones, cada una con diferentes permisos.
Administrador tiene control completo. Puede publicar, responder, ejecutar anuncios, gestionar otros usuarios, cambiar la configuración e incluso eliminar a otros administradores. Solo da este nivel a personas de total confianza.
Editor puede publicar contenido, responder a mensajes, crear anuncios y ver estadísticas, pero no puede cambiar la configuración de la página ni gestionar otros usuarios. Es apropiado para la mayoría de los gestores de contenido y agencias.
Moderador puede responder a comentarios y mensajes, enviar mensajes como la página, crear anuncios y ver estadísticas, pero no puede publicar contenido nuevo. Útil para roles de atención al cliente.
Anunciante puede crear anuncios y ver estadísticas, pero no puede publicar ni gestionar mensajes. Bueno para especialistas en medios de pago.
Analista puede ver estadísticas y qué administradores publicaron qué, pero no puede hacer nada más. Apropiado para personas que necesitan datos sin acceso de edición.
Elige el rol mínimo que permita a la persona hacer su trabajo. Siempre puedes ajustarlo más adelante si necesita más acceso.
Paso 4: Confirma la asignación
Después de seleccionar el rol, haz clic en invitar o confirmar. La persona recibirá una notificación por correo electrónico con instrucciones para aceptar el acceso.
Una vez que acepten, pueden empezar a gestionar tu página al nivel que le concediste. Su actividad está vinculada a su propia cuenta de Facebook, no a la tuya, que es lo que quieres.
Método alternativo: Roles clásicos de página
Si no quieres usar Business Manager por algún motivo, puedes añadir personas directamente a tu página a través de los roles clásicos. Es más sencillo pero menos flexible.
Ve a tu página de Facebook. Haz clic en configuración. En el menú de la izquierda, haz clic en roles de página.
Introduce el nombre o dirección de correo electrónico de la persona. Facebook intentará encontrarla. Una vez encontrada, selecciona el rol que quieres darle en el desplegable. Los mismos roles están disponibles: administrador, editor, moderador, anunciante y analista.
Haz clic en añadir. Facebook te pedirá que introduzcas tu contraseña para confirmar. La persona recibirá una notificación sobre el nuevo rol.
Este método funciona, pero no se integra con las cuentas publicitarias y otros activos empresariales como lo hace Business Manager. Para el marketing serio de un restaurante, Business Manager es mejor.
Verificar que el acceso funciona
Después de conceder el acceso, pide a la persona que confirme que puede hacer lo que necesita. Pídele que intente publicar una actualización de prueba, responder a un mensaje o acceder a estadísticas.
Si algo no funciona, puedes ajustar su rol en Business Manager o en la configuración de la página. Los permisos son fáciles de modificar sin empezar de cero.
Qué no conceder
Ten cuidado de no dar acceso de administrador de forma demasiado libre. Un administrador puede eliminar a otros administradores, incluido tú. Aunque Facebook tiene protecciones para evitar que esto ocurra de inmediato, sigue siendo un riesgo real.
Evita también dar acceso a personas que no lo necesitarán activamente. Cada persona con acceso es un riesgo de seguridad potencial. Si alguien no está gestionando activamente tu página, no debería tener acceso.
Monitorizar la actividad
Business Manager muestra qué usuarios han accedido a tu página y qué acciones han realizado. Compruébalo periódicamente para asegurarte de que todo parece normal.
Si notas actividad que parece incorrecta, actúa de inmediato. Elimina o ajusta el acceso según sea necesario.
Eliminar el acceso
Cuando la relación con una agencia o miembro del equipo termina, elimina su acceso de inmediato. No esperes.
En Business Manager, ve a usuarios y busca a la persona. Haz clic en su nombre y selecciona eliminar o ajusta su rol para eliminar asignaciones específicas. Su acceso se revoca inmediatamente.
Esta es la mayor ventaja de usar el acceso por roles adecuado. Revocar es limpio e instantáneo, sin necesidad de cambiar contraseñas.
Errores habituales
Algunos errores comunes aparecen cuando los propietarios de restaurantes gestionan el acceso a páginas de Facebook.
Dar acceso de administrador cuando el de editor sería suficiente. Los administradores pueden eliminar a otros administradores, así que este acceso debe limitarse.
Olvidar eliminar el acceso cuando las personas se van. El acceso antiguo es un riesgo de seguridad.
Compartir contraseñas en lugar de usar el acceso por roles. Esto crea todos los problemas que el acceso por roles está diseñado para evitar.
No configurar la autenticación en dos pasos en tu propia cuenta. Incluso con una gestión adecuada del acceso, el 2FA es esencial.
Añadir demasiados administradores. Mantén el número de administradores completos pequeño.
¿Y las cuentas publicitarias?
Las páginas de Facebook y las cuentas publicitarias se gestionan por separado. Dar acceso a alguien a tu página no le da automáticamente acceso a tu cuenta publicitaria ni viceversa.
Si la persona necesita ejecutar anuncios, tendrás que darle acceso a tu cuenta publicitaria por separado. Esto se hace a través de la sección de cuentas publicitarias de Business Manager, usando un proceso similar de asignación de roles.
Cubrimos el acceso a cuentas publicitarias con más detalle en una guía separada. Por ahora, recuerda que el acceso a la página y el acceso a los anuncios son cosas diferentes.
La capa de seguridad
Incluso con el acceso por roles adecuado, asegúrate de que tu propia cuenta tenga seguridad sólida. Activa la autenticación en dos pasos. Usa una contraseña única y segura almacenada en un gestor de contraseñas. Nunca hagas clic en enlaces sospechosos que puedan comprometer tu inicio de sesión.
Tu propia cuenta es la raíz de todo el acceso en tu página. Protegerla protege todo lo que viene después.
El enfoque profesional
Gestionar el acceso a las redes sociales correctamente es un detalle pequeño que denota operaciones profesionales. Muestra que te tomas la seguridad en serio, que puedes trabajar con varias personas sin caos y que entiendes cómo funcionan los activos digitales empresariales.
Los restaurantes que lo hacen correctamente evitan las situaciones complicadas que vienen de las contraseñas compartidas y la propiedad poco clara. Los treinta minutos para configurar Business Manager y aprender el sistema de roles es una inversión que rinde cada vez que incorporas a alguien nuevo o te separas de una agencia.
Configúralo una vez, sigue el proceso cada vez que añadas o elimines acceso, y la gestión de tu página de Facebook se mantiene limpia y segura durante años.