Si publicas anuncios de pago en Facebook e Instagram, tarde o temprano alguien más necesita acceso a tu cuenta de anuncios. Quizás es una agencia que gestiona tus campañas, un freelance que ayuda con el contenido creativo, o un miembro del equipo que toma el control de la gestión. Compartir el acceso a la cuenta de anuncios es diferente a compartir el acceso a la página, y requiere su propio proceso.
Aquí te explicamos exactamente cómo conceder acceso a la cuenta de anuncios de forma segura a través de Meta Business Manager.
Por qué el acceso a la cuenta de anuncios es diferente
Tu página de Facebook y tu cuenta de anuncios de Facebook son cosas separadas en el sistema de Meta. Dar a alguien acceso a tu página no le da automáticamente acceso a tu cuenta de anuncios. Debes conceder cada tipo de acceso por separado.
Esta separación es en realidad útil. Significa que puedes tener diferentes personas gestionando diferentes partes de tu marketing. Tu gestor de contenido puede tener acceso a la página sin tocar tu presupuesto publicitario. Tu especialista en medios de pago puede tener acceso a la cuenta de anuncios sin poder publicar contenido orgánico.
Entender esta distinción evita el error común de dar a todos acceso completo a todo.
Antes de empezar
Necesitas algunas cosas antes de conceder acceso a la cuenta de anuncios.
Una cuenta de Meta Business Manager. Si no tienes una, créala en business.facebook.com.
Tu cuenta de anuncios añadida a Business Manager. Esto ocurre automáticamente cuando creas una nueva cuenta de anuncios a través de Business Manager, pero las cuentas existentes pueden necesitar añadirse manualmente.
La dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres conceder acceso.
Un conocimiento de qué rol es apropiado para ella.
Paso 1: Abre Business Manager
Inicia sesión en business.facebook.com. Deberías ver tu panel de Business Manager con enlaces a páginas, cuentas de anuncios y otros activos.
Haz clic en el icono de configuración o navega a la configuración del negocio.
Paso 2: Navega a cuentas de anuncios
En el menú de la izquierda, en cuentas, haz clic en cuentas de anuncios. Verás una lista de todas las cuentas de anuncios conectadas a tu Business Manager.
Si tu cuenta de anuncios no aparece, haz clic en añadir y sigue los pasos para añadirla. Necesitarás el ID de la cuenta de anuncios, que puedes encontrar en tu panel de Ads Manager.
Haz clic en la cuenta de anuncios específica que quieres compartir.
Paso 3: Añade personas a la cuenta de anuncios
Con la cuenta de anuncios seleccionada, verás pestañas de detalles de la cuenta, roles y personas. Haz clic en añadir personas o en la pestaña de personas.
Introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres conceder acceso. Deben estar ya en tu Business Manager como usuario, o se añadirán en este paso.
Si la persona no está todavía en tu Business Manager, se te pedirá que la añadas como usuario primero y luego la asignes a la cuenta de anuncios. Sigue los pasos.
Paso 4: Elige el rol correcto
Meta ofrece tres roles principales para el acceso a la cuenta de anuncios, cada uno con diferentes permisos.
Administrador de cuenta de anuncios tiene control total. Puede gestionar campañas, gastar dinero, cambiar detalles de facturación, añadir o eliminar otros usuarios y ver todos los informes. Solo las agencias de confianza o los miembros senior del equipo deberían tener este nivel.
Anunciante de cuenta de anuncios puede crear y editar campañas, gestionar anuncios y ver informes, pero no puede cambiar la información de facturación ni añadir otros usuarios. Este es el nivel correcto para la mayoría de las agencias y freelances.
Analista de cuenta de anuncios puede ver campañas e informes, pero no puede hacer cambios. Apropiado para personas que necesitan datos con fines de informes pero no gestionan activamente las campañas.
Para la mayoría de las relaciones con agencias, el acceso de anunciante es la elección correcta. Les da lo que necesitan para ejecutar tus campañas sin exponer la facturación o la gestión de usuarios.
Paso 5: Confirma y envía la invitación
Revisa el rol y haz clic en confirmar o guardar. La persona recibirá una notificación y un correo electrónico sobre el nuevo acceso.
Tendrán que aceptar el acceso a través de Business Manager. Una vez aceptado, pueden empezar a gestionar tu cuenta de anuncios al nivel que concediste.
Configurar la facturación por separado
La información de facturación se queda contigo, no con la agencia. La persona con acceso de anunciante puede gastar dinero de tu cuenta, pero no puede cambiar cómo pagas ni añadir nuevos métodos de pago.
Asegúrate de que tu facturación esté configurada correctamente antes de conceder acceso. Ve a la configuración de la cuenta de anuncios en Business Manager y verifica tu método de pago, el umbral de facturación y los límites de gasto.
También puedes establecer un límite de gasto en la propia cuenta de anuncios, que limita cuánto puede cargarse a tu método de pago en un período determinado. Es una medida de seguridad útil cuando trabajas con nuevas agencias.
Entender la estructura de la cuenta de anuncios
Si tu restaurante publica anuncios en varias ubicaciones o marcas, puede que tengas varias cuentas de anuncios. Cada una debe concederse por separado.
También puedes crear subcuentas de anuncios o asociarte con agencias que ejecutan anuncios desde sus propias cuentas en tu nombre. Estas configuraciones más complejas generalmente solo son necesarias para operaciones más grandes. Para la mayoría de los restaurantes, una única cuenta de anuncios es suficiente.
Monitorizar la actividad
Business Manager registra la actividad en tus cuentas de anuncios. Puedes ver quién creó campañas, quién hizo ediciones y cuándo ocurrieron los cambios. Este historial de auditoría es útil para entender qué está pasando con tus anuncios y verificar que el acceso se está usando apropiadamente.
Comprueba periódicamente la actividad de tu cuenta de anuncios. Si notas gastos inusuales o campañas que no aprobaste, actúa de inmediato.
Establecer límites de gasto
Para protegerte cuando concedes acceso a la cuenta de anuncios, considera establecer un límite de gasto en la cuenta. Esto limita el importe total que se puede gastar en un período determinado.
En la configuración de la cuenta de anuncios, busca las opciones de límite de gasto. Establece un límite razonable basado en tu presupuesto mensual planificado. Si una agencia intenta superarlo, quedará bloqueada hasta que apruebes más gasto.
Esta es una de las protecciones más útiles disponibles cuando trabajas con nuevas agencias cuyo trabajo aún no has validado.
Eliminar el acceso
Cuando tu relación con una agencia termina, elimina su acceso inmediatamente.
Ve a la configuración del negocio en Business Manager. Navega a la cuenta de anuncios a la que tenían acceso. Haz clic en personas y encuéntralos en la lista. Haz clic en eliminar.
Su acceso se revoca instantáneamente. Ya no pueden crear campañas, hacer cambios ni ver tus datos.
No olvides también eliminarlos de cualquier otro activo al que tuvieran acceso, como tu página de Facebook, cuenta de Instagram u otras cuentas de anuncios.
Errores habituales
Algunos errores aparecen cuando los propietarios de restaurantes gestionan el acceso a la cuenta de anuncios por primera vez.
Dar acceso de administrador en lugar de acceso de anunciante. Esto expone innecesariamente la facturación y la gestión de usuarios.
Olvidar eliminar el acceso cuando termina una relación con una agencia. El acceso antiguo es un riesgo de seguridad.
No establecer límites de gasto. Esto te deja expuesto si una agencia comete errores o actúa de mala fe.
Compartir credenciales en lugar de usar el acceso por roles. Esto crea todos los problemas de seguridad que el acceso adecuado está diseñado para resolver.
No verificar que la facturación está correctamente configurada antes de conceder acceso. Siempre debes saber exactamente cómo se está cargando tu gasto publicitario antes de que nadie más pueda crear campañas.
Lo que las agencias realmente necesitan
La mayoría de las agencias que publican anuncios para restaurantes necesitan el siguiente acceso.
Rol de anunciante en tu cuenta de anuncios, para crear y gestionar campañas.
Rol de editor o creador de contenido en tu página de Facebook y cuenta de Instagram, para usar tus publicaciones existentes y crear nuevo contenido creativo para anuncios.
Acceso de lectura a tu píxel o analíticas si estás rastreando conversiones.
Normalmente no necesitan acceso de administrador, acceso a la configuración de tu negocio ni acceso a la información de facturación. Mantenlo limitado.
La cuestión del píxel
Si usas el píxel de Meta para el seguimiento de conversiones, puede que necesites conceder acceso a él por separado. El píxel se gestiona en la sección del administrador de eventos de Business Manager.
Ve al administrador de eventos, selecciona tu píxel y añade a la agencia como usuario. Se aplica el mismo proceso de asignación de roles. La mayoría de las agencias solo necesitan acceso de lectura o acceso estándar para ver y usar el píxel para la segmentación.
Documentación y comunicación
Al conceder acceso, mantén registros de quién tiene acceso a qué. Una hoja de cálculo sencilla que liste a cada persona, su rol y la fecha en que se concedió el acceso facilita la revisión y actualización.
Comunica también las expectativas con claridad. ¿Qué debería hacer la agencia con el acceso? ¿Qué no deben tocar? ¿Cuándo deben preguntar antes de hacer cambios? La comunicación clara evita malentendidos.
La perspectiva a largo plazo
Una gestión adecuada del acceso a la cuenta de anuncios es parte de llevar una operación de marketing de pago profesional. Protege tu presupuesto, tus datos y tus relaciones con agencias y socios.
Tómate el tiempo para configurarlo correctamente la primera vez, y ahorrarás horas de frustración y posibles problemas de seguridad más adelante. Cuando el proceso se vuelve rutinario, incorporar nuevos socios lleva minutos en lugar de crear nuevos riesgos cada vez.