Ukončení spolupráce s marketingovou agenturou nebo členem týmu je jedním z momentů, kdy na bezpečnosti účtu nejvíce záleží. Pokud jejich přístup správně neodeberete, mohou na vašich účtech stále přispívat, spouštět reklamy s vašimi penězi nebo exportovat vaše data měsíce či roky po skončení spolupráce.
Přesný postup, jak čistě a kompletně odebrat přístup z účtů na sociálních sítích.
Proč na tom záleží
Neúplné ukončení spolupráce je jedna z nejčastějších bezpečnostních chyb, kterých se restaurace dopouštějí. Děje se to proto, že nikdo na to nemyslí, dokud se něco nepovede.
Rizika ponechání starého přístupu jsou reálná. Nespokojený bývalý zaměstnanec může zveřejnit něco škodlivého. Stará agentura může omylem spustit kampaně, které vám naúčtují. Bývalý freelancer si ponechá přístup k zákaznickým datům. I dobře míněné osoby způsobují zmatek, pokud mají stále přístup k účtům, které by spravovat neměly.
Správné odebrání trvá přibližně třicet minut a zabrání všem těmto problémům. Vždy stojí za to to udělat okamžitě.
Krok 1: Před začátkem sestavte seznam
Než kdekoli začnete odebírat přístup, vypište si každý účet a prostředek, ke kterému daná osoba přístup měla. Tím zabráníte přehlédnutí něčeho důležitého.
Mezi běžné prostředky ke kontrole patří vaše Facebook stránka, Instagram účet, Facebook reklamní účet, Instagram reklamní nastavení, Meta Business Manager, Google profil firmy, TikTok účet, nástroje pro tvorbu obsahu nebo plánovače, zázemí webu pokud k němu měli přístup, Google Analytics, administrace rezervační platformy a e-mailové marketingové nástroje.
Nic nepřeskakujte. Jeden přehlédnutý nástroj se může stát bezpečnostní mezerou, která later způsobí problémy.
Krok 2: Začněte s Meta Business Managerem
Pokud ke správě oprávnění pro Facebook a Instagram používáte Meta Business Manager, je to vaše hlavní ovládací centrum pro většinu odebrání.
Přihlaste se na business.facebook.com. Přejděte do Nastavení firmy. V levém menu klikněte na Uživatelé, poté na Lidé.
Najděte osobu, kterou odebíráte. Klikněte na jejich jméno a zobrazí se všechna jejich přiřazení.
Uvidíte seznam každé stránky, reklamního účtu, Instagram účtu a dalšího prostředku, ke kterým mají přístup. Jejich přístup ke každému jednotlivému prostředku lze odebrat, nebo je lze odebrat z Business Manageru úplně.
Pro čisté ukončení spolupráce je odeberte z Business Manageru úplně. Tím najednou zrušíte přístup ke všemu. Klikněte na tlačítko Odebrat a potvrďte.
Krok 3: Ověřte, že přístup ke stránce a Instagramu je pryč
Po odebrání osoby z Business Manageru ověřte, že již nemají přímý přístup k vaší Facebook stránce nebo Instagram účtu.
Přejděte do nastavení vaší Facebook stránky. Klikněte na Role stránky. Ujistěte se, že jejich jméno není v seznamu. Pokud je, odeberte je přímo ze stránky.
Pro Instagram zkontrolujte přístup k účtu přes sekci Instagram v Business Manageru. Pokud Business Manager pro Instagram nepoužíváte, zkontrolujte Instagram přímo přejitím do Nastavení → Zabezpečení a prohlédnutím aplikací třetích stran s přístupem. Odeberte vše spojené s bývalým uživatelem.
Krok 4: Odeberte přístup k reklamnímu účtu
Přístup k reklamnímu účtu je v Business Manageru spravován odděleně od přístupu ke stránce.
V Nastavení firmy přejděte na Reklamní účty. Klikněte na konkrétní reklamní účet, ke kterému měla osoba přístup. Klikněte na záložku Lidé.
Najděte je v seznamu a odeberte je. Opakujte pro každý reklamní účet, ke kterému měli přístup.
Po odebrání zkontrolujte seznam uživatelů reklamního účtu, aby nic nezůstalo. Zkontrolujte také způsoby platby, abyste se ujistili, že nebyly nedávno změněny.
Krok 5: V případě potřeby pozastavte aktivní kampaně
Při ukončení spolupráce s agenturou pravděpodobně budete chtít pozastavit jakékoli kampaně, které spravovala, než plně odeberete přístup. To vám dá čas posoudit, co běží, a rozhodnout, co pokračovat nebo zastavit.
Přejděte do Meta Správce reklam. Prohlédněte aktivní kampaně. Pozastavte vše, v čem si nejste jisti. Jakmile pochopíte, co běží a co chcete zachovat, můžete učinit informovaná rozhodnutí o každé kampani.
Kampaně okamžitě nemažte, pokud si nejste jisti. Pozastavené kampaně zachovávají data a lze je obnovit v případě potřeby.
Krok 6: Odeberte přístup k TikToku
Správa přístupu na TikToku je méně sofistikovaná než u Meta. Pokud jste sdíleli účet přímo, budete muset změnit heslo a překonfigurovat dvoufázové ověřování.
Přihlaste se do svého firemního TikTok účtu. Přejděte do Nastavení → Účet a změňte heslo. Vytvořte nové silné heslo. Uložte ho do správce hesel.
Zkontrolujte integrace třetích stran nebo připojené aplikace. Odeberte vše, co nepoznáváte nebo co bylo připojeno bývalým uživatelem či agenturou.
Pokud jste ke správě přístupu TikToku používali Business Manager, odeberte uživatele i odtud.
Krok 7: Vyřešte Google profil firmy
Google profil firmy používá vlastní systém oprávnění oddělený od Meta.
Přejděte na business.google.com a přihlaste se. Vyberte svou firmu. Z menu klikněte na Uživatelé.
Najděte osobu, kterou odebíráte. Klikněte na jejich jméno a vyberte Odebrat. Potvrďte.
Google může v průběhu tohoto procesu vyžadovat ověření vlastnictví. Postupujte podle pokynů. Po odebrání okamžitě ztrácejí přístup k vašemu profilu.
Krok 8: Zkontrolujte nástroje pro tvorbu obsahu a plánovače
Každý nástroj nebo plánovač, který jste používali, je třeba zkontrolovat.
Přihlaste se do každého nástroje. Prohlédněte sekci správy uživatelů nebo týmu. Odeberte bývalého uživatele z týmu nástroje, pokud tam měl účet.
Pokud se nástroj připojoval k vašim sociálním účtům jménem uživatele, ujistěte se, že jejich připojení je deaktivováno. Většina nástrojů umožňuje odpojit konkrétní integrace jednotlivě.
Zkontrolujte také, k čemu má nástroj přístup. Pokud si u nějakého nástroje nejste jisti, možná stojí za to ho úplně odpojit a later znovu připojit, pokud ho chcete dál používat.
Krok 9: Zkontrolujte přístupy aplikací třetích stran
Jak Facebook, tak Instagram umožňují aplikacím třetích stran připojit se k vašim účtům. Tyto připojení se v průběhu času hromadí a bývalé agentury nebo nástroje si mohou přístup ponechat dlouho poté, co si myslíte, že jsou pryč.
Na Facebooku přejděte do Nastavení → Zabezpečení a přihlášení a vyhledejte Aplikace a weby. Prohlédněte seznam. Odeberte vše, co aktuálně nepoužíváte.
Na Instagramu přejděte do Nastavení → Zabezpečení a Aplikace a weby. Prohlédněte aktivní připojení. Odeberte vše, co není jasně aktuální a aktivně používané.
Toto je jeden z nejčastěji přehlížených kroků a zdrojem mnoha zapomenutých problémů s přístupem.
Krok 10: Změňte sdílená hesla
Pokud měly jakékoli účty sdílená hesla místo správného přístupu na základě rolí, okamžitě je změňte. To platí pro jakýkoli účet, kde víte nebo podezříváte, že bývalý uživatel měl přihlašovací údaje.
Vytvořte nová silná hesla. Uložte je do správce hesel. Pokud jste tak ještě neučinili, povolte dvoufázové ověřování. Aktualizujte každého, kdo legitimně potřebuje nové přihlašovací údaje.
Tento krok je rušivý, ale nezbytný. Nepřeskakujte ho, pokud byla sdílená hesla v používání.
Krok 11: Ověřte způsoby platby
Po odebrání přístupu ověřte, že způsoby platby nebyly změněny a že se neobjevují žádné podezřelé poplatky.
Zkontrolujte fakturační nastavení reklamního účtu. Potvrďte, že způsob platby je váš vlastní a nebyl upraven. Zkontrolujte poslední poplatky, zda není nic neobvyklého.
Zkontrolujte také předplatné nástroje a služby propojené s vašimi sociálními médii. Ujistěte se, že způsoby platby nebyly změněny a nebyly přidány nová předplatná.
Krok 12: Zdokumentujte odebrání
Uchovejte záznam o tom, co jste odebrali a kdy. Jednoduchá poznámka nebo záznam v tabulce oprávnění stačí.
Tato dokumentace vás chrání, pokud se later objeví otázky, a pomáhá sledovat bezpečnost účtu v průběhu času. Je to malý návyk, který se vyplatí, když potřebujete prokázat, co se stalo a kdy.
Časté chyby
Při odebírání přístupu se opakovaně objevuje několik chyb.
Zapomenutí na reklamní účty. Lidé se soustředí na stránky a zapomínají, že přístup k reklamám je oddělený a potenciálně nebezpečnější.
Přehlédnutí nástrojů pro tvorbu obsahu. Integrace třetích stran si přístup často ponechají i po zrušení přístupu přes Meta.
Ponechání starých správcovských rolí. Někdy lidé zkontrolují zjevný přístup a přehlédnou sekundární správcovské role.
Nezměnění sdílených hesel. Pokud byla hesla sdílena, zrušení přístupu na základě rolí nestačí.
Přeskočení přezkumu dvoufázového ověřování. Ověřte, že záložní kódy nebo autentifikační aplikace připojené k vašemu účtu jsou stále vaše.
Nekontrolování aplikací třetích stran. Jsou nejčastěji přehlíženým zdrojem ponechaného přístupu.
Co dělat, pokud si nejste jisti
Pokud si kdykoli v průběhu odebírání nejste jisti, jednejte opatrně. Odeberte přístup, i když si nejste jisti, zda je to nutné. Změňte hesla, i když si myslíte, že jsou stále bezpečná. Odpojte nástroje třetích stran, i když je možná budete chtít later znovu připojit.
Přístup důvěryhodným partnerům nebo nástroje, které potřebujete, vždy obnovíte. Z bezpečnostního incidentu způsobeného neúplným odebráním se vzpamatujete jen obtížně.
Ochranný návyk
Nejlepší ochrana není dokonalé ukončení spolupráce, ale kultura dobré správy přístupů od začátku. Pokud jste při udělování přístupu dodržovali osvědčené postupy, odvolání je jednoduché. Pokud jste sdíleli hesla a udělovali rozsáhlý přístup, odvolání je nepořádné.
Pro každou novou osobu nebo nástroj, které připojujete ke svým účtům, přemýšlejte o tom, jak je eventually odpojíte. Nastavte je s minimálním přístupem, který potřebují, prostřednictvím správných systémů na základě rolí, kdykoli je to možné. Tato počáteční disciplína dělá ukončení spolupráce jednoduchým, když přijde čas.
Závěrečná kontrola
Po dokončení všech výše uvedených kroků proveďte o týden later jednu závěrečnou kontrolu. Ověřte, že na vašich účtech nedošlo k žádné neočekávané aktivitě. Potvrďte, že se neobjevily žádné nerozpoznané poplatky. Ujistěte se, že všechny změny přístupu platí.
Pokud po týdnu vše vypadá čistě, odebrání proběhlo úspěšně. Pokud zaznamenáte cokoli neobvyklého, okamžitě to prošetřete.
Správné odebrání přístupu není složité, ale vyžaduje pozornost. Třicet minut, které to trvá udělat správně, jsou jedny z nejcennějších třiceti minut, které strávíte na bezpečnosti svých sociálních médií.